POLITYKA PRYWATNOŚCI

wersja obowiązująca od 17.10.2023 r.

Niniejszy dokument („Polityka Prywatności”) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych klientów i ich przedstawicieli w związku ze składaniem zamówień na stronie internetowej dostępnej pod adresem: [www.exportindicator.com] (”Strona internetowa”) oraz w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną na rzecz klientów, a także przetwarzania danych osobowych w innych przypadkach. Polityka Prywatności zawiera również informacje o plikach cookies wykorzystywanych na Stronie internetowej.

KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania Twoich danych osobowych, jest Itro sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, ul. Wschodnia 46, 15-158 Białystok, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000387148, posiadająca numer NIP: 7831672763 oraz numer REGON: 301751271, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000 zł w całości opłaconym („Administrator”, „my”, „nas”, „nasze”).

Twoje dane osobowe są przetwarzane przez Administratora zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

JAK MOŻNA SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z ADMINISTRATOREM?

Możesz się z nami skontaktować:

• pisemnie na adres: Wschodnia 46, 15-158 Białystok, Polska
• lub elektronicznie pisząc na adres e-mail: [rodo@itro.pl]

W JAKICH CELACH PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

Przetwarzanie danych osobowych w związku z zawieraniem i wykonywaniem umów sprzedaży

W związku ze składaniem zamówień za pośrednictwem Strony internetowej przez klientów będących osobami fizycznymi, przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. w celu zawarcia i wykonania umowy sprzedaży – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży);
2. w celu weryfikacji statusu klienta (czy jest przedsiębiorcą) i możliwości zawarcia umowy sprzedaży zgodnie z regulaminem dostępnym na Stronie internetowej, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
3. w celu rozpatrywania ewentualnych reklamacji, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
4. w celu wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych w zakresie podatkowym i rachunkowym, w szczególności: wystawiania faktur lub innych dowodów księgowych, prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozliczania podatków, archiwizowania danych dla celów rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa podatkowego i rachunkowego;
5. w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W przypadku klientów innych niż osoby fizyczne przetwarzamy dane osobowe ich przedstawicieli w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. w celu zawarcia umowy sprzedaży między klientem a nami oraz jej wykonania, a w szczególności w celu weryfikacji umocowania przedstawiciela do zawarcia umowy sprzedaży w imieniu klienta oraz kontaktu z przedstawicielem jako osobą kontaktową w związku z wykonaniem umowy sprzedaży, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
2. w celu rozpatrywania ewentualnych reklamacji, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
3. w celu wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych w zakresie podatkowym i rachunkowym, w szczególności: wystawiania faktur lub innych dowodów księgowych, prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozliczania podatków, archiwizowania danych dla celów księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa podatkowego i rachunkowego;
4. w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych jest obowiązkowe i wynika z przepisów podatkowych i rachunkowych. Podanie danych osobowych w celu zawarcia umowy sprzedaży jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia tej umowy sprzedaży i jej wykonania.

Dane osobowe są przechowywane przez okres realizacji umowy sprzedaży, a następnie do czasu ustania ustawowego obowiązku przechowywania danych (5 lat od końca roku podatkowego) oraz do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń.

Przetwarzanie danych osobowych klientów w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną

W przypadku zawarcia pomiędzy Administratorem a klientem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. w celu realizacji przedmiotowych usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną);
2. w celu rozpatrywania ewentualnych reklamacji, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
3. w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych osobowych w celu realizacji powyższych usług jest dobrowolne, ale niezbędne do ich świadczenia. Dane osobowe są przechowywane przez okres świadczenia danej usługi. Klient może w każdej chwili zrezygnować z powyższych usług.

Przetwarzanie danych w związku z wysłaniem bezpłatnej próbki raportu

W przypadku podania danych osobowych (adresu e-mail) w dedykowanym formularzu, dane osobowe przetwarzane są w celu przesłania przez Itro jednorazowego, bezpłatnego raportu próbnego. Podstawą przetwarzania danych jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji powyższego celu.

Dane osobowe są przetwarzane w powyższym celu do czasu przesłania Ci raportu lub do momentu wycofania zgody (w zależności od tego co nastąpi wcześniej).

Przetwarzanie danych w związku z kontaktem e-mailowym lub pisemnym

Gdy kontaktujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej, otrzymujemy Twoje dane osobowe bezpośrednio od Ciebie. Administrator przetwarza je w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych osobowych jest w tym przypadku dobrowolne, ale bez ich podania nie będziemy mogli odpowiedzieć na Twoje zapytanie.

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe przekazane nam w związku z Twoim zapytaniem przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi lub do momentu wniesienia przez Ciebie skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych w mediach społecznościowych

Administrator prowadzi swój profil w następujących mediach społecznościowych:

Facebook: [https://www.facebook.com/itroexportsolutions/].

LinkedIn: [https://www.linkedin.com/company/itroexportsolutions/]

YouTube: [https://www.youtube.com/channel/UCqQMkKmZJ2gZS2gLBR8I_UA]

Twitter: [https://twitter.com/itro_consulting]

W związku z funkcjonowaniem powyższych profili pozyskujemy Twoje dane osobowe w związku z subskrypcją naszej strony (kliknięcie ikony „Lubię to” lub „Obserwuję” itp.), publikacją przez Ciebie komentarza pod którymkolwiek z naszych postów na naszym profilu w mediach społecznościowych, a także w związku z wysłaniem wiadomości za pośrednictwem funkcjonalności danego portalu społecznościowego. Administrator przetwarza Twoje dane osobowe w szczególności w następującym zakresie:

1. Twój identyfikator użytkownika / Twoje dane identyfikacyjne oraz inne informacje w zakresie opublikowanym przez Ciebie na własnym profilu w danym serwisie społecznościowym;
2. zdjęcie profilowe;
3. treść komentarzy i treść konwersacji, które prowadzisz z nami za pośrednictwem funkcjonalności danego portalu społecznościowego;
4. dane statystyczne dotyczące odwiedzin naszych profili.

Administrator przetwarza Twoje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. w celu prowadzenia profilu, na zasadach określonych przez operatora portalu społecznościowego, oraz informowania za jego pośrednictwem o naszych działaniach i produktach, a także budowania i utrzymywania społeczności oraz komunikacji za pośrednictwem dostępnych funkcjonalności danego portalu społecznościowego (komentarze, wiadomości itp.), co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
2. w celu prowadzenia analiz funkcjonowania, popularności, korzystania z naszego profilu, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
3. w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W przypadku korzystania z funkcji statystyk na Facebooku, Administrator i Meta Platforms Ireland Ltd działają jako współadministratorzy danych przetwarzanych w celach statystycznych. Uzgodnienia pomiędzy współadministratorami, określające zakres odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych, można znaleźć tutaj:

https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

Zgodnie z nimi Meta Platforms Ireland Ltd przyjęła na siebie główną odpowiedzialność wynikającą z RODO za przetwarzanie danych do celów statystycznych oraz za przestrzeganie wszystkich odpowiednich obowiązków wynikających z RODO.

Śledzenie aktywności w sieci może odbywać się niezależnie od tego, czy użytkownik jest zalogowany, czy zarejestrowany w sieci społecznościowej.

Szczegółowe informacje na temat śledzenia aktywności można znaleźć w polityce prywatności danej sieci społecznościowej. Jeśli chodzi o statystyki, które otrzymujemy od operatora, mamy na nie ograniczony wpływ i możemy zapobiec ich przesyłaniu tylko w ograniczonym zakresie. Jeśli jesteś zalogowanym/zarejestrowanym użytkownikiem danej sieci społecznościowej, zweryfikuj swoje ustawienia prywatności, aby odpowiadały Twoim preferencjom.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Informacje zawarte w prywatnych wiadomościach przesyłanych do Administratora za pośrednictwem funkcjonalności danego portalu społecznościowego będą przechowywane do czasu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu lub do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją lub do czasu usunięcia przez Ciebie profilu użytkownika, w zależności od tego, które z tych zdarzeń wystąpi wcześniej.

W przypadku informacji przechowywanych przez nas w ramach komentarzy udostępnionych przez użytkownika, będą one dostępne na naszym profilu do momentu ich usunięcia przez użytkownika.

Dane osobowe gromadzone przez danego operatora sieci społecznościowej, tj. historia postów, historia aktywności i wysłanych wiadomości, podlegają przechowywaniu zgodnie z warunkami danej platformy.

Dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających nasze profile będą przetwarzane przez okres, w którym dane te są dostępne na danej platformie zgodnie z jej warunkami.

Aby uzyskać więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez operatora danego portalu internetowego, należy skorzystać z poniższych linków:

LinkedIn – https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy

Facebook – https://pl-pl.facebook.com/privacy/explanation/   

YouTube – https://www.youtube.com/intl/ALL_pl/howyoutubeworks/user-settings/privacy/

Twitter – https://twitter.com/en/privacy.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem z plików cookie

Korzystając z plików cookie (jak wyszczególniono poniżej), możemy przetwarzać dane osobowe użytkownika w celach analitycznych, statystycznych i marketingowych, w zależności od tego, na które pliki cookie użytkownik wyraził zgodę (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

Dane są przechowywane do momentu wycofania zgody.

Przetwarzanie danych w związku z wysyłaniem wniosków dotyczących wykonywania praw wynikających z RODO

Przysługują Ci określone prawa w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych (patrz poniżej w Polityce Prywatności) i możesz kierować do nas korespondencję dotyczącą realizacji tych praw. W związku z taką korespondencją Administrator przetwarza Twoje dane identyfikacyjne, dane kontaktowe i inne dane przekazane przez Ciebie lub inną osobę, która wysyła wniosek w Twoim imieniu w celu wykonania Twoich praw wynikających z RODO. W przypadku, gdy wniosek nie jest wysyłany bezpośrednio przez Ciebie, ale przez pełnomocnika lub przedstawiciela prawnego, przetwarzamy dodatkowo dane dotyczące tego pełnomocnika lub przedstawiciela, tj. jego dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane dotyczące rodzaju uprawnienia.

Administrator przetwarza dane osobowe wnioskodawców w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. w  celu kontaktowanie się z Tobą w związku z Twoim wnioskiem o realizację praw wynikających z RODO – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdyż przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas na podstawie art. 12 ust. 1-3 RODO;
2. w celu archiwizowania korespondencji prowadzonej w związku z obsługą Twojego wniosku o skorzystanie z praw na mocy RODO, w celu udowodnienia i wykazania, że odpowiedzieliśmy na Twój wniosek w odpowiednim czasie, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes na mocy art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przekazanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji złożonego przez Ciebie żądania.

Dane osobowe są przetwarzane przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie będą archiwizowane dla celów dowodowych do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń.

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Twoje dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratora innym podmiotom:

1. kontrahentom, w szczególności podmiotom świadczącym usługi księgowe, marketingowe, informatyczne, dostawcom hostingu (są to podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych);
2. bankom lub instytucjom pośredniczącym w dokonywaniu płatności za zamówione produkty;
3. kurierom, urzędom pocztowym;
4. podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa,
5. jeśli publikujesz treści w związku z naszym profilem w mediach społecznościowych, Twoje dane osobowe są widoczne także dla odwiedzających ten profil oraz jego operatora.

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

Administrator nie podejmuje decyzji dotyczących użytkownika wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania.

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

W związku z prowadzeniem profili w mediach społecznościowych oraz korzystaniem z usług Google, dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do USA lub innego kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli dane osobowe są przekazywane poza EOG, operator sieci społecznościowej oraz Google są zobowiązane do stosowania odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych UE. W takim przypadku użytkownik może zażądać kopii tych odpowiednich zabezpieczeń. Bardziej szczegółowe informacje można znaleźć w polityce prywatności danego podmiotu.

TWOJE PRAWA

Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem przez Administratora Twoich danych osobowych:

1. dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO), w tym uzyskania kopii swoich danych (art. 15 ust. 3 RODO),
2. sprostowania (poprawiania) lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych (art. 16 RODO),
3. żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO),
4. żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO),
5. prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz do ich przenoszenia, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych użytkownika z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO),
7. cofnięcia udzielonych zgód w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgód przed ich cofnięciem.

Z powyższych praw można skorzystać, kontaktując się z nami w sposób wskazany w sekcji Jak można skontaktować się z Administratorem?

Ponadto, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

COOKIES

W zależności od ustawień użytkownika, oprócz technicznie niezbędnych cookies, możemy wykorzystywać cookies do celów statystycznych, analitycznych lub marketingowych. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zawierające informacje o Twojej aktywności na Stronie internetowej i przechowujące je na urządzeniu, z którego uzyskujesz dostęp do Strony internetowej.

Zgodnie z obowiązującym prawem możemy przechowywać pliki cookie na urządzeniu użytkownika, jeśli jest to konieczne do funkcjonowania Strony internetowej (te pliki cookie są opisane poniżej jako niezbędne). Do korzystania z innych rodzajów plików cookie (w szczególności analitycznych lub reklamowych) Administrator potrzebuje zgody użytkownika (opt-in).

Niezbędne pliki cookie na Stronie internetowej NIE wymagają zgodnie z prawem uprzedniej zgody użytkownika. Są one automatycznie instalowane na urządzeniu użytkownika, gdy uzyskuje on dostęp do Strony internetowej lub dokonuje na niej określonych wyborów. Są one niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Strony internetowej, w tym do wykonywania określonych zadań, takich jak na przykład świadczenie usług, o które użytkownik poprosił za pośrednictwem Strony internetowej. Te pliki cookie nie są usuwane po zakończeniu przeglądania Strony internetowej, ale mają ograniczony okres ważności.

Jeśli użytkownik wyrazi na to zgodę podczas pierwszej wizyty na Stronie internetowej lub później, wywołując panel ustawień plików cookie, będziemy również używać analitycznych, statystycznych lub marketingowych plików cookie.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia dotyczące plików cookie, korzystając z panelu ustawień plików cookie dostępnego w dolnej części Strony internetowej pod przyciskiem „Ustawienia plików cookie”.

ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Niniejsza Polityka Prywatności może zostać zaktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa mających wpływ na przetwarzanie danych osobowych lub stosowanie cookies, a także w przypadku wprowadzenia przez Administratora zmian w przetwarzaniu danych osobowych oraz stosowanych cookies.